Was ist die Arbeitszeiterfassung?

In der digitalen Gesellschaft verwischt die Grenze zwischen Privatsphäre und Arbeit zunehmend. Eine Arbeitszeiterfassung ermöglicht Arbeitgebern und -nehmern, die Dauer und den Zeitraum geleisteter Stunden zu dokumentieren und für beide Seiten nachvollziehbar zu machen – auch bei flexibleren Arbeitszeitmodellen. Arbeitgeber können auf diese Weise die Arbeits- und Pausenzeiten ihrer Mitarbeiter kontrollieren, zudem aber auch die Art der Leistung und den Produktivitätsverlauf über einen längeren Zeitraum einsehen. Arbeitnehmern bietet die Arbeitszeiterfassung die Möglichkeit, ihre Leistung gegenüber dem Arbeitgeber nachzuweisen und potenzielle Überstunden geltend zu machen.

Gerade das Modell der Zeitarbeit erfordert eine gerechte Abrechnung der Stunden nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), in dem das Dreiecksverhältnis zwischen Zeitarbeitsfirma, Entleihunternehmen und Leiharbeiter geregelt ist. Als Experte für Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung entleiht Unique Mitarbeiter an Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum – und spart damit beiden Parteien wertvolle Zeit und Kosten. 

Geregelt sind Arbeitsverhältnisse und -zeiten in der Bundesrepublik Deutschland im 1994 erlassenen Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das auch das Verwaltungsrecht – sprich den Umgang mit entsprechenden Daten – im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bestimmt. Eine grundsätzliche Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit herrscht in Deutschland nicht. Per Gesetz ist der Arbeitgeber jedoch dazu verpflichtet, Überstunden seiner Belegschaft für einen späteren Ausgleich aufzuzeichnen oder aufzeichnen zu lassen (vgl. § 16). Grundsätzlich gelten folgende Regelungen zur Arbeitszeit:

    • In Deutschland beträgt die maximale Arbeitszeit laut § 3 ArbZG acht Stunden pro Werktag.

    • Die Arbeitszeit kann in Ausnahmefällen auf maximal zehn Stunden ausgedehnt werden – solche Überstunden sind jedoch auszugleichen.

    • Gemäß § 4 ArbZG ist nach sechs Stunden Arbeit eine Pause von mindestens 30 Minuten, nach neun Stunden eine Pause von mindestens 45 Minuten vorgeschrieben.

    • Nach Beendigung der täglichen Arbeitsleistung sind dem Arbeitnehmer laut § 5 ArbZG mindestens elf Stunden Ruhezeit zu gewähren.

    • Die Erfassung der Arbeitszeit ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Wie die individuellen Arbeitszeiten fixiert werden, ob in einem schriftlichen Formular oder durch eine digitale Datengenerierung, bleibt also jedem Arbeitgeber selbst überlassen. Wichtig ist, die Form der Arbeitszeiterfassung an den jeweiligen Arbeitsplatz und an das dort herrschende Arbeitszeitmodell anzupassen. 

2.1 Manuelle Niederschrift

Gerade im Handwerk, aber auch in kleineren Betrieben anderer Branchen kommen nach wie vor klassische Stundenzettel zum Einsatz. Bei dieser Methode tragen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per Hand in ein Formular ein. Diese Form der Personalzeiterfassung hat den Vorteil, dass Stunden und Gleitzeit – zum Beispiel bei Betrieben mit Vertrauensarbeitszeit – flexibel eingetragen werden können. Zusätzlich zu dem erhöhten Zeitaufwand für Arbeitnehmer und dem Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber sorgt die analoge Zettelwirtschaft jedoch schnell für Unübersichtlichkeit, denn per Gesetz sind die Bögen für eine Frist von mindestens zwei Jahren aufzubewahren.

2.2 Elektronische Erfassung

Vor allem größere Betriebe setzen inzwischen auf ein elektrisches System, das Mitarbeiter zu Beginn und Ende einer Schicht mit einem Chip, einem Fingerabdruck oder einem digitalen Endgerät passieren und bestätigen müssen. Neben dem stationären Terminal wird ein lizenziertes Computerprogramm erworben, das die Dateneinsicht am PC erlaubt. Die automatisierte Datenerhebung bietet neben der einfachen Bedienbarkeit den Vorteil, dass auch Arbeitsunterbrechungen durch Mittags- oder Raucherpausen nachvollziehbar sind. Für den Außeneinsatz oder Homeoffice-Lösungen sind die kostenintensiven Terminals jedoch nicht geeignet.

Darüber hinaus lassen viele Firmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter über ein Programm am PC tracken. Die manuelle Dokumentation der Arbeitszeiten nehmen entweder die Personalverantwortlichen oder die Mitarbeiter selbst über die Anmeldung bei einem Onlineportal vor. Als modernere Variante der schriftlichen Personalzeiterfassung birgt auch diese Methode die Gefahr, dass vonseiten des Arbeitgebers Leistungen wie Überstunden nicht verzeichnet oder vonseiten des Arbeitnehmers nicht geleistete Tätigkeiten eingetragen werden. Andererseits punkten diese Systeme durch eine einfache Organisation von Urlaubs-, Fehl- und Krankheitstagen. 

Eine weitere Möglichkeit sind Cloud-Lösungen: online-basierte Systeme, die über einen Browser laufen und auf jedem internetfähigen Endgerät funktionieren. Über den Laptop, PC oder das Smartphone können Mitarbeiter via App ihre Arbeitszeiten flexibel und minutengenau erfassen – auch außerhalb des Büros. Arbeitgeber profitieren von der Auswertung von Live-Daten, einem geringen Verwaltungsaufwand durch Updates und einer hohen Datensicherheit.