Was Sie zur Einarbeitung wissen sollten

Ob Mitarbeiter im neuen Job schnell Fuß fassen, ist eine Frage der Einarbeitung. Neben dem Erlernen neuer Kenntnisse und Programme ist auch eine soziale Integration und die Verinnerlichung der Unternehmensphilosophie erforderlich. Durch eine gründliche Einarbeitung profitieren also sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmen von einem erfolgreichen und effizienten Start der Zusammenarbeit: Die Einarbeitung beziehungsweise das sogenannte Onboarding neuer Mitarbeiter dauert zu Beginn zwar etwas länger, beugt aber Fehlern vor und spart langfristig Zeit und Kosten. Dadurch können sich neue Mitarbeiter deutlich schneller einbringen, weiterentwickeln und wohlfühlen. 

Als erfahrener Experte für& Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung bringt Unique die passenden Bewerber und Unternehmen zusammen – im Rahmen des sogenannten Dreiecksverhältnisses zwischen Zeitarbeitsfirma, Entleihunternehmen und Leiharbeiter. Wir sparen Bewerbern und Unternehmen wertvolle Zeit und Kosten, indem wir geeignete Kandidaten für einen bestimmten Zeitraum an ein entleihendes Unternehmen vermitteln. Geregelt ist diese Form von Arbeitsverhältnis im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG).

Neue Mitarbeiter können nur dann den Qualitätsanforderungen eines Unternehmens entsprechen und sich zügig zu Leistungsträgern entwickeln, wenn sie von Beginn an entsprechend integriert werden. Ohne Anleitung brauchen Neuankömmlinge länger, um die internen Abläufe, Strukturen und damit verbundene Aufgaben und Erwartungen zu verstehen und zu erfüllen. Schlimmstenfalls führt die mangelnde Einarbeitung zu einem negativen Arbeitsklima und treibt hochqualifizierte Fachkräfte dazu, sich noch in der Probezeit nach einem neuen Unternehmen umzusehen. Folglich bringt ein ordentliches Onboarding für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Reihe an Vorteilen mit sich:

• Reduktion der Fehlerquote
• Einsparung von Zeit und Kosten durch verminderten Korrekturaufwand
• Erleichterung der sozialen Integration
• Motivation neuer Mitarbeiter durch schnelle Einsetzbarkeit
• Entlastung des restlichen Teams

Mithilfe eines Einarbeitungsplans bündeln Unternehmen ihre Anforderungen an neue Mitarbeiter und stellen ihnen eine Orientierungshilfe bereit. Es hat sich bewährt, Anforderungen zu priorisieren und ausreichend Zeit für die einzelnen Blöcke sowie für kurze Feedbackrunden einzukalkulieren. Im Idealfall ist der Neuankömmling nach jeder Einheit in der Lage, das Erlernte selbstständig anzuwenden.

Schulungsunterlagen eignen sich besonders in Unternehmen mit stark standardisierten und dokumentierten Prozessen. Für die meisten Computerprogramme existieren bereits detaillierte Anleitungen vom Hersteller, die nach Bedarf angepasst werden können. Von dem gesammelten Know-how profitieren nicht nur neue Mitarbeiter, sondern auch die bestehende Belegschaft.

Gerade am Anfang haben Arbeitnehmer noch viele fachliche Fragen zu den Abläufen oder Zuständigkeiten. Ein persönlicher Mentor nimmt die Scheu, Fragen zu stellen, und entlastet gleichzeitig die restlichen Kollegen. Auch die zwischenmenschlichen Gepflogenheiten des Unternehmens kann ein persönlicher Ansprechpartner neuen Kollegen am besten näherbringen. Wichtig: Der Mentor sollte neben ausreichend Erfahrung im Unternehmen auch Motivation und Freude am Mentoring mitbringen.

Um eine gründliche Einarbeitung sollten sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer im eigenen Interesse aktiv bemühen. Wenn beide Seiten folgende Richtlinien im Blick behalten, steht einer produktiven Zusammenarbeit nichts im Weg:

• Vorbereitung: Ab Vertragsunterzeichnung sollten Arbeitnehmer erste Informationen zum Unternehmen erhalten und offenen Fragen zum Einstieg klären können
• Ausstattung: Der Arbeitsplatz sollte der Tätigkeit entsprechend mit Arbeitsunterlagen und -geräten, Handouts und Schreibutensilien ausgestattet sein
• Zugänge und Informationen: Wichtig sind ein Rundgang und Zugang zu den Räumlichkeiten, Ausweise, Passwörter, Informationen über Arbeitszeiten, Pausen und Zeiterfassung sowie Modalitäten der Internet- und Telefonnutzung, Getränke- und Essensmöglichkeiten
• Vorstellung: Für die offizielle Begrüßung und Vorstellung neuer Mitarbeiter ist ausreichend Zeit einzuplanen
• Feste Struktur: Die Einarbeitung sollte einem festen Prozess folgen und Neuankömmlingen eine klare Orientierung ermöglichen
• Interne Aufgabenverteilung: Teamleiter sollten im Voraus mit ihrem Team den Einarbeitungsprozess durchsprechen und Aufgaben verteilen (im Idealfall beteiligen sich auch Chefs und Teamleiter)
• Checklisten: Übersichten mit den wichtigsten To-dos der einzelnen Fachbereiche sorgen für einen besseren Überblick
• Feedback und Anpassung: Feedback und Fragen neuer (sowie bestehender) Mitarbeiter werden idealerweise bei der Überarbeitung des Einarbeitungsprozesses berücksichtigt