Effizienzsteigerung durch optimiertes Zeitmanagement

veröffentlicht am: 21.10.2019

Effizienzsteigerung durch optimiertes Zeitmanagement

Effizienzsteigerung durch optimiertes Zeitmanagement

To-do-Listen, die immer länger werden statt kürzer, ein überquillendes E-Mail-Postfach, ungeduldige Kollegen und ein ständig klingelndes Telefon – Sie jagen den ganzen Tag Ihren Aufgaben hinterher und haben nach Feierabend trotzdem das Gefühl, nichts geschafft zu haben? Häufig ist nicht der Workload das Problem, sondern das Selbstmanagement. Wir geben Ihnen Tipps und stellen Ihnen einige Methoden für ein optimiertes Zeitmanagement im Job vor.

Wie arbeiten Sie? – Zeitfresser ausfindig machen für mehr Effizienz

Hand aufs Herz: Effizienzsteigerung durch Zeitmanagement bedeutet nicht, dass Sie die Zeit managen – es geht dabei ums Selbstmanagement, also um Ihren Umgang mit der verfügbaren Zeit. Daher lohnt ein Blick auf die eigene Arbeitsweise: Wie arbeiten Sie am effizientesten? Vorsicht: Das ist nicht automatisch gleichbedeutend mit der Arbeitsweise, mit der Sie sich am wohlsten fühlen. Denn Perfektionisten und Pedanten sind erst zufrieden, wenn Sie ein Resultat zigmal gegengecheckt haben, obwohl das wertvolle Zeit kostet. Andere fühlen sich mit viel Action wohl und jonglieren gern mehrere Aufgaben gleichzeitig, verlieren dabei aber die Qualität Ihrer Arbeit aus den Augen.

Stellen Sie sich für die Analyse Ihres Selbst- und Zeitmanagements folgende Fragen:

  • Was brauche ich, um effizient zu arbeiten? (z. B. Ruhe, Austausch mit Kollegen, klare Struktur, Freiraum)
  • Was behindert mich in meiner Effizienz? (z. B. Lärm, Mangel an Feedback, schlechte Briefings, zu strikte Vorgaben, Unübersichtlichkeit der To-dos)
  • Welche dieser Punkte kann ich selbst beeinflussen, was lässt sich durch Kommunikation optimieren, was aufgrund der äußeren Umstände gar nicht ändern?

Priorisieren: Relevanz und Dringlichkeit von Aufgaben analysieren

Welche Arten von Aufgaben stehen im Alltag an, was sind Zeitfresser, und was ist eigentlich wirklich wichtig? Dringende Aufgaben haben zunächst natürlich Priorität – häufig entsteht daraus aber eine Dynamik, bei der wichtige, weniger dringende To-dos zugunsten von unwichtigen, dringenden Aufgaben auf der Strecke bleiben.

Um im Sinne eines verbesserten Selbst- und Zeitmanagements und für mehr Effizienz zu priorisieren, kann es hilfreich sein, die Aufgaben in folgende Kategorien einzuteilen

(Eisenhower-Matrix):

  1. wichtig und dringend
  2. nicht wichtig, aber dringend
  3. wichtig, aber nicht dringend
  4. nicht wichtig, nicht dringend

Arbeiten Sie Ihre Aufgaben nun entsprechend Ihrer Kategorisierung ab. Überlegen Sie sich auch, welche Aufgaben Sie wirklich selbst erledigen müssen und was ggf. delegiert oder outgesourced werden kann – und was vielleicht gar nicht erledigt werden muss.

Selbstmanagement: To-do-Listen und Tools für mehr Effizienz

Ob Sie Ihre Aufgaben auf Papier festhalten oder digital, als Kalendereinträge oder auf Post-its, mithilfe eines Tools oder ganz schlicht in einem Notizbuch – wichtig ist, dass Ihr Zeitmanagementsystem für Sie funktioniert. Probieren Sie verschiedene Arten aus, Ihre Tasks zu sammeln, zu ordnen und zu strukturieren, und achten Sie darauf, sich nicht ineffizient in Planung und Administration zu verlieren (z. B. indem Sie mehrere Listen und Tools gleichzeitig verwenden).

Wichtig auch: Setzen Sie sich zu Beginn jedes Tages oder jeder Woche Ziele. Achten Sie darauf, dass diese realistisch sind, um Frust zu vermeiden – und bedenken Sie beim Zeitmanagement, dass immer Ad-hoc-Tasks aufkommen, einzelne Aufgaben länger als erwartet dauern oder unerwartete Meetings und Telefonate dazwischenkommen können. Bei der Aufgabenplanung gilt deswegen: Zeiträume großzügig planen.

Aufschieben oder direkt erledigen: Die Zwei-Minuten-Regel

Diese Regel zur Effizienzsteigerung zielt darauf, zu vermeiden, dass sich ein scheinbar unüberwindbarer Berg eigentlich kleiner und schnell zu erledigender Aufgaben bildet – zusätzlich zu den komplexeren Tasks. Stellen Sie sich vor jeder Aufgabe die Frage: Kann ich das in zwei Minuten erledigen? Wenn die Antwort ja lautet, tun sie es sofort. Beispiele dafür wären etwa eine E-Mail beantworten, einen Werkzeugkoffer aufräumen oder Ihre To-do-Liste für den nächsten Tag schreiben.

Arbeits- und Pausenzeit effizient nutzen: Die Pomodoro-Methode

Niemand arbeitet mehrere Stunden am Stück konzentriert. Körper wie Kopf brauchen zwischendurch hin und wieder eine Auszeit – zu viele Auszeiten rauben jedoch Zeit und machen unkonzentriert. Eine gängige Methode im Zeitmanagement ist die Pomodoro-Technik, mit der Sie Ihre Arbeits- und Pausenzeit institutionalisieren.

Das Vorgehen:

  1. Arbeiten Sie 25 Minuten konzentriert und fokussiert an einer Aufgabe oder mehreren Aufgaben hintereinander. Es kann hilfreich sein, in diesem Zeitraum beispielsweise Ihr E-Mailprogramm, Ihren Browser, interne Chat-Tools und Ihre Bürotür zu schließen. Setzen Sie sich einen Timer.
  2. Nach Ablauf der 25 Minuten gönnen Sie sich bewusst eine fünfminütige Pause.
  3. Nach vier solcher Intervalle machen Sie eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Weitere Tipps zu Effizienzsteigerung über optimiertes Selbstmanagement

  • ähnliche Aufgaben gebündelt erledigen
  • Wartezeiten (z. B. auf Input von Kollegen) für kleine Aufgaben nutzen
  • Perfektionismus vermeiden
  • Fokus auf das Wichtige
  • Ablenkung am Arbeitsplatz minimieren (z. B. Handy in die Tasche, Tür schließen)
  • Nein sagen lernen

Jetzt effizienter arbeiten durch besseres Zeitmanagement

Nicht alle dieser Methoden lassen sich auf jeden Job, jede Persönlichkeit und jedes Arbeitsumfeld anwenden. Im ersten Schritt ist es wichtig, sich selbst genau zu beobachten, Zeitfresser zu erkennen und Prioritäten zu setzen. Und vor allem: neue Arbeitsweisen zu internalisieren! Denn häufig vergessen wir unsere Vorsätze nach einigen Tagen wieder und stecken erneut im gewohnten Trott fest. Bleiben Sie dran – für ein besseres Zeitmanagement, mehr Effizienz und mehr Zufriedenheit im Job!