Lohnabrechnung & Gehaltsabrechnung: Definitionen und Erklärungen

Dank moderner Software ist die Erstellung der Gehaltsabrechnung heute kein Hexenwerk mehr. Viele Unternehmen setzen auf digitale Lösungen wie die Lohnabrechnung mit DATEV, Lexware oder andere Plattformen, die speziell für die digitale Personalverwaltung entwickelt wurden. Diese Tools übernehmen automatisch Berechnungen, berücksichtigen gesetzliche Änderungen und sorgen dafür, dass alle Daten sicher verarbeitet werden. Auch für Minijobber ist die Lohnabrechnung online über diese Programme möglich und rechtssicher.

Die Lohnabrechnung ist nicht nur ein monatliches Pflichtdokument, sondern auch ein wichtiger Nachweis für beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Damit es keine Missverständnisse oder rechtliche Probleme gibt, sollten alle Beteiligten ihre Rechte und Pflichten genau kennen. Hier erfährst du, worauf es ankommt und was bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung beachtet werden muss.

Das müssen Arbeitgeber bei der Gehaltsabrechnung beachten

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitenden eine korrekte Gehaltsabrechnung auszustellen – und das monatlich. Die Angaben müssen vollständig und nachvollziehbar sein. Dazu gehören: Bruttolohn, Steuerklasse, Sozialversicherungsbeiträge, eventuell gewährte Zuschläge oder Abzüge sowie der endgültige Nettolohn. Bei der Lohnabrechnung mit DATEV oder anderen Lösungen sind diese Pflichtangaben bereits standardisiert integriert.

Arbeitnehmerrechte bei der Lohnabrechnung

Als Arbeitnehmer hast du ein Recht auf eine nachvollziehbare und pünktliche Lohnabrechnung. Du darfst jederzeit Einsicht verlangen und auch Nachfragen stellen, wenn dir etwas unklar erscheint – etwa bei unverständlichen Abzügen oder fehlenden Zulagen. Besonders wichtig: Auch bei einem Minijob muss eine korrekte Lohnabrechnung für Minijobber erfolgen, inklusive aller Abgaben an die Minijob-Zentrale.

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Besonderheiten der Lohnabrechnung bei Minijob, Teilzeit und Co. 

Bei Minijobs wird zwar kein reguläres Gehalt gezahlt, dennoch ist auch hier eine vollständige Abrechnung Pflicht. Für Minijobber ist es wichtig zu wissen, dass auf der Abrechnung die pauschalen Abgaben (z. B. zur Rentenversicherung) ausgewiesen sein müssen. Bei Teilzeit- oder Midijobbern kommen hingegen reguläre Beiträge zur Sozialversicherung dazu – die Erstellung der Gehaltsabrechnung muss entsprechend angepasst sein.

Funktion und Nutzen der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist nicht nur ein reines Informationsblatt – sie dient auch als wichtiger Nachweis, z. B. für die Beantragung von Krediten, das Einreichen bei der Krankenkasse oder für den Antrag auf Wohngeld. Sie belegt Deine Anstellung, Dein Einkommen sowie Deine Steuer- und Sozialabgaben. Ohne regelmäßige Gehaltsabrechnung fehlen Dir im Zweifel wichtige Dokumente für amtliche oder finanzielle Angelegenheiten.

Wie oft bekommt man eine Lohnabrechnung?

In der Regel bekommst du einmal im Monat eine Lohnabrechnung. Sie bezieht sich immer auf den zurückliegenden Abrechnungszeitraum, also meist den jeweiligen Kalendermonat. Die Abrechnung wird dir entweder in Papierform ausgehändigt oder – was inzwischen in vielen Unternehmen Standard ist – digital zur Verfügung gestellt. Bei Unique Personal erfolgt die Bereitstellung über eine sichere, DSGVO-konforme Plattform. So hast du jederzeit Zugriff auf deine Abrechnungen – egal ob vom Smartphone oder PC aus.

Was tun, wenn die Angaben auf der Gehaltsabrechnung nicht stimmen?

Solltest du feststellen, dass Beträge nicht stimmen, Abzüge unklar sind oder bestimmte Positionen fehlen (z. B. Zuschläge, Urlaubstage, geleistete Stunden), zögere nicht, direkt deine Personalabteilung oder deinen persönlichen Ansprechpartner bei Unique Personal zu kontaktieren.

Wichtige Infos über die Angaben in der Gehaltsabrechnung: Je früher du dich meldest, desto schneller kann die Korrektur erfolgen – meist noch vor der nächsten Auszahlung. Korrekturen sind möglich und werden transparent dokumentiert. Du hast jederzeit das Recht, die Abrechnung prüfen zu lassen und eine Erklärung zu erhalten.

Wie lange muss man Lohnabrechnungen aufbewahren?

Auch wenn du dazu gesetzlich nicht verpflichtet bist, empfiehlt es sich, alle Lohnabrechnungen dauerhaft aufzubewahren – mindestens jedoch für 6 Jahre, besser bis zur Rente.

Warum? Die Abrechnungen dienen dir als Nachweis für:

• deine Einkünfte (z. B. für Kreditanträge)
• deine Beschäftigungszeiten (wichtig für die Rentenversicherung)
• gezahlte Beiträge (für die Steuererklärung oder im Streitfall mit Behörden)

Eine digitale Ablage ist hier besonders praktisch. Tipp: Speichere jede Abrechnung zusätzlich als PDF ab, z. B. in einer Cloud oder auf einem USB-Stick.

Bekommen auch Minijobber eine Lohnabrechnung?

Ja – und zwar verbindlich und rechtssicher. Auch bei einem Minijob hast du Anspruch auf eine vollständige, monatliche Lohnabrechnung.

Diese muss unter anderem enthalten:

• deinen Bruttolohn
• die pauschalen Abgaben an die Minijob-Zentrale (z. B. Rentenversicherung)
• die Anzahl der gearbeiteten Stunden
• mögliche Zuschläge (z. B. für Sonntags- oder Feiertagsarbeit)

Bei Unique Personal ist es selbstverständlich, dass alle Minijobber eine vollständige Abrechnung erhalten – genauso transparent und zuverlässig wie alle anderen Beschäftigten auch.

Dann bist du bei Unique Personal genau richtig! Über Arbeitnehmerüberlassung und Personalvermittlung finden wir den Job, der zu dir passt – und der zeigt, was in dir steckt. Egal ob als Arzt, Handwerker oder Helfer im Lager: Wir bringen dich dorthin, wo deine Stärken gefragt sind – schnell, unkompliziert und fair.

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